Allgemeine Hinweise/ Grundsätze
Der Verein folgt konsequent dem Grundsatz der Datenminimierung und Zweckbindung, d.h. es werden nur Personendaten für festgelegte, eindeutige und legitime Zweck verarbeitet.
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten, wenn diese für die Nutzung des bestehenden Vertrages im Verein erforderlich sind. (Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO).
Verwendet werden ausschließlich persönliche Daten, die bei Antragstellungen, Anfragen oder Korrekturlisten persönlich eingetragen und durch Unterschrift auf den Formularen endgültig bestätigt wurden.
Die detaillierte Behandlung der einzelnen Datensegmente ist in der vereinsinternen Datenschutzordnung geregelt.

Quelle der erfassten Daten
Interessenten
< Durch Übernahme von den von Ihnen unterschriebenen Antragsformular
Mitglieder
< Durch Übertragung der persönlichen und Parzellendaten aus dem von Ihnen unterschriebenen Unterpachtvertrag, der Grundlage der Nutzung der Parzelle ist.
< Durch vom Mitglied im Nachhinein persönlich und offiziell an den Vorstand gemeldete Änderungen der persönlichen Daten
< Durch Übernahme von Daten aus genehmigten Anträgen, Nachweisen oder sonstigen Belegen, die Parzelle betreffend, deren Anträge von den Mitgliedern persönlich unterschrieben wurden.

Zweck der Verarbeitung persönlichen Daten
Interessenten
< Eintritt in den Verein
Mitglieder
< Berechnung und Erhebung der Rechnungslegungsposten
< Information an die Mitglieder über relevante Themen der Nutzung Ihrer Parzelle bzw. des Vereinslebens (entsprechend Satzung § 4 Pkt. 2 letzter Absatz)
< Abgleich mit dem Zwischenpächter (Bezirksverband der Kleingärtner) für Auskünfte an die Grundeigentümer und den Wächter-Verlag „Der Gartenfreund“.
< Beim anstehenden Parzellenwechsel: Vorbereitung der Kündigungsunterlagen.

Verfahrensverzeichnis/ Sicherheitsvorkehrungen
Der Verein führt eine Übersicht aller Verarbeitungstätigkeiten persönlicher Daten, die seiner Zuständigkeit unterliegen und deren Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt.
Dort sind die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen (Datensicherung, Verschlüsselung) spezifiziert.

Externe Verarbeitung von persönlichen Daten
Der Verein hat keine natürlichen oder juristischen Personen, etc. beauftragt, die vom Verein erhobenen personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

Rechte und Pflichten der Mitglieder
Rechte
Sie haben jederzeit das Recht unentgeltlich im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen Auskunft über Herkunft, Umfang, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. (Art. 15 DSGVO)
Sie haben außerdem ein Recht, die Sperrung oder Löschung von persönlichen Daten zu verlangen, insofern diese nicht für die Verwaltung des Unterpachtvertrages und der Mitgliedschaft benötigt werden. (Art. 16-18 DSGVO).
Dies gilt nur, wenn die (weitere) Verarbeitung der Daten datenschutzrechtlich unzulässig ist, z.B. weil die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind.
Pflichten
Die Mitglieder haben die Pflicht, Änderungen ihrer persönlichen Daten umgehend dem Vorstand mitzuteilen.
Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an den Vorstand.
Dauer der Speicherung
Die im Verein verarbeiteten personenbezogenen Daten, werden so lange gespeichert, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden.
Wenn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (z.B. aus steuerlichen Gründen) besteht, werden hierfür erforderliche personenbezogene Daten für die Dauer dieser Aufbewahrungsfrist gespeichert.